recent
أحدث المقالات

شرح مفصل عن منصب مدخل بيانات الجزء الثاني

شرح ووصف منصب مدخل بيانات بالتفصيل

ماهو مدخل بيانات


1- ما هو تعريف مدخل البيانات

مدخل البيانات تعريفه هو عبارة عن موظف يتم تعيينه أو توظيفه داخل الشركة لإدخال البيانات.

2- أنواع مدخلي البيانات

لدينا نوعين من مدخلي البيانات عن طريق الانترنت او موظف في شركة.
غالبية العمل ومتطلباته تكون على مدخل البيانات المكتبي من أجل القيام بإدخال البيانات الكبيرة. سواء ارقام او حسابات او فواتير او اي عمليات يتم كتابتها للشركة أو خاصة بالشركة.

3 - ما هي الادوات التي نستخدمها من أجل تدخيل البيانات داخل الكمبيوتر

لدينا ثلاثة أدوات رئيسية.
1- الكيبورد 2- ماسحة السكنر 3- التسجيلات الصوتية الاولى.
الكيبورد وهي الاهم يكون لديه مواصفات معينة ومهارات معينة نستخدمها. ويجب أن يكون لدينا معرفة كاملة عن شغل جميع الأزرار في الكيبورد. ومعرفة أهم الاختصارات فيه وكيف أكون سريع بالكتابة من أجل ادخال البيانات بشكل دقيق وسريع.
الماسح الضوئي بعض المستندات التي تأتي للشركة أحيانا يلزم حفظها داخل الكمبيوتر. فيجب علينا ان نقوم بسحبها عبر الماسح الضوئي. ونحفظها بصيغة بي دي اي او صورة من أجل حفظها داخل الملفات في حال احتياجها في وقت من الأوقات داخل الشركة او خارجها.
قليل الاستخدام ويعد نادراً ايضا وهو التسجيل الصوتي في بعض الشركات المدراء يقومون بعمل تسجيلات صوتية للاجتماعات. لتبيين بعض الاشياء المهمة فبالتالي يتم ادخالها وحفظها لحين الطلب من أحد الموظفين او المسؤولين بالشركة لتبيين او مراجعة أمر.

4 - ما طبيعة وظيفة منصب مدخل بيانات ؟

تختلف طبيعة عمله من مكان لأخر من مؤسسة لمؤسسة ومن قسم لأخر.
( اذا كان مدخل البيانات يعمل في مجال المحاسبة عمله يختف عن المدخل في مجال الجولات او المبيعات ) .
بعض المؤسسات مثل الطبية او العسكرية تكون حساسة. تكون لديها مهارات مختلفة تختلف عن الأماكن الثانية أو المؤسسات الثانية.
مثل المصانع أو المعامل او المنظمات أو أي مجال انت تعمل به.

5- ماهي المهارات التي يتطلبها منصب مدخل البيانات ؟

ماهي المهارات التي يتطلبها منصب مدخل البيانات ؟.
يوجد متطلبات رئيسية ومتطلبات فرعية سنذكر الرئيسية .ولمن أرد الشرح المفصل بإمكانه الانضمام إلى دورة مدخل بيانات. في أكاديمية الفارس للتكنولوجيا والمعلومات كي يكون لديك خبرة كافية. وكلمة ويكون بإمكانك التقدم لوظيفة مدخل بيانات بكل ثقة بإذن الله تعالى.
  1. يجب على موظف مدخل بيانات أن يكون لديه مهارة وخبرة كافية في برامج مايكروسوفت اوفيس. سواء بشهادة أو معرفة او تجارب سابقة. وخاصة ببرامج وورد واكسل وبعض الشركاتوالمنظمات تستخدم الاكسس او البور بوينت .فيجب عليك ان تمتلك مهارة خاصة بالاكسل والاكسس واضافة المعلومات.
  2. أن تكون سريع بالكتابة وهذه تكتسبها عبر التدرب وبعض البرامج التعليمة. او عن طريق المداومة على الكتابة يجب ان بكون سرعتك في الكتابة تقدر ب40 أو 50 كلمة في الدقيقة.
  3. الدقة في ادخال البيانات الموضوع ليس مجرد ادخال بيانات ممكن أن تكون البيانات فيها شيء ما خاطئ أو مكرر. لذا يجب عليك ان تكون دقيقا في ادخال البيانات. وأن تقوم بإدخال البيانات بشكل صحيح حصرا. وانتبه مدخل البيانات لا يقوم بإدخال جميع البيانات على المستند الذي تعمل عليه هناك أشياء محددة انت مطالب فيها.
  4. الأمانة والسرية في المعلومات في جميع المؤسسات وجميع الاختصاصات. لا تسمح لأي موظف بمشاركة المعلومات الخاصة بها لموظف أو شركة أخرى. الا بإذن منهم وهذا الامر مهم جدا واكثر المنظمات تركز على هذا الأمر. وسوف يقوم بسؤالك عنها المقابلة. ( المدير طلب منك المعلومات الخاصة بالمشروع الفلاني هل ستقوم بإعطائه إياها ام لا ). جوابك سيكون سأتبع السيستم الذي أسير عليه. ولا اخالفه ولا تحت أي ضغط انا كان السيستم يسمح للمدير بأخذ المعلومات سأرسلها له. أما في حالة لا يسمح لي بمشاركته المعلومات لن أرفعها له الا بحالة السماح من الإدارة العليا المسؤولة عنها.

6- تحديد مصادر ادخال البيانات وطريقتها

قبل العمل في منصب مدخل بيانات ستحدد المصادر التي ستقوم بالعمل عليها. سواء من مستندات أو عن طريق تنظيم بحال كان لدى الشركة أكثر من مدخل بيانات. أو سيستم العمل الذي تعمل عليه أو عن طريق التأسيس لنظام عمل شخصي حسب المعلومات والبيانات. التي ستقوم بإدخالها بطريقة معينة حسب التقارير المطلوبة منك أسبوعية او شهرية او سنوية. وكيف تقدمها للمدير او المسؤول المباشر عنك.

7- الطريقة الأفضل لنقل وارسال البيانات وما هو النظام المستخدم في ذلك؟

طبيعة العمل لدينا تعتمد على نسخ المستندات الورقية او الحاسوبية وحفظها وتأمينها وننقلها من داخل الكمبيوتر الى الجهة المراد ارسال المعلومات اليها. عبر مواقع محددة يحددها سيستم الشركة ولا يجب على مدخل البيانات ان يشاركها بطريقة غير مدرجة في لوائح وتعليمات الشركة.
وستسأل في مقابلة العمل عن هذه الامور.
( كيف تقوم برفع البيانات المطلوبة منك لأحد الأطراف الطالبة لها؟. سيكون جوابك سوف ارسل البينات حسب النظام الذي تعمل عليه الشركة خوفا من تسرب او ضياع البيانات. ولا أقوم بإرسالها عبر طرق كنت أستخدمها في الماضي ولو كانت امنة اذا كان هناك بند في النظام يمنع ارسالها عبره. )

8- التنسيق والتكوين للفورمة

بحيث لا تقبل الخطأ وتكون فيها خلايا مخصصة لمعلومات مخصصة. بعض الشركات البسيطة تعمل على الاكسل العادي ويكون عليك المسؤولية بإضافة النظام والعمليات والدوال المراد إدخالها. وكيفية تنسيق البيانات من تاريخ وساعة واسم وتوقيع او أي تفصيل اخر .
هنا يجب عليك أن تعمل تنسيق وتنظيم وتكوين لكل المعطيات بحيث تتسع لمعطيات كبيرة أو ارقام كبيرة. ويجب عليك العمل على فورمة او ورقة عمل معينة. بحيث تقوم بتنبيهك لأي خطأ في المعطيات.
مثال( خلايا لا تقبل الا الأرقام بحال قمت بالكتابة في احدى هذه الخلايا تعطيك خطأ ولا تقبل بإضافة المعلومة ).

9- ما هي الحالات التي يجب عليك إعادة البيانات للتصحيح

الحالات التي يجب عليك إعادة البيانات للتصحيح.
وجود نقص في البيانات.
وجود خطأ في المعطيات.
عدم التنسيق الكامل.
وجود بيانات وهمية.
وجود بيانات مخالفة أو مكررة داخل الملف الذي تعمل عليه.

10-بعض الصفات التي يتطلبها مدخل البيانات من تنظيم

مدخل البيانات منظم ومنسق في عمله.
يجب على مدخل البيانات أن يكون منظم ومنسق في جميع أعماله مثال.
  1. الورقيات: يجب فرز الورقيات حسب التاريخ وحسب المشروع وحسب المشرف وحسب المشروع وحسب أهميتها.
  2. البيانات الحاسوبية: يجب على مدخل البيانات أن يضيف ملفات محددة في أماكن محدد مثلا لا يجب عليه أن يضيف جرد الاشهر في نفس المجلد. ويعتمد فقط على مسمى الملف انما يجب عليه أن يضع مجلد رئيسي وفي في كل مجلد مجلدات فرعية تحتوي على الملفات. وأن يكون له نسخة محدثة منها في كل فترة.
  3. الالتزام بالوقت المحدد لرفع الجرد: كما هو منصوص عليه في نظام الشركة. ويجب عليه رفع الملفات الطلوبة للجهة المطلوبة في المدة المحددة المطلوبة.
  4. عدم السماح لأي شخص بالاقتراب من الكمبيوتر الخاص به. لان أي خطأ بسيط قد يكلفه منصبه ويكلف الشركة خسارة فادحة
  5. وضع كلمات حماية للملفات متغيرة وترسل الكلمة مع البيانات بشكل دوري.
  6. عدم اهمال معلومات او عدم اضافتها بحال ان كانت قليلة ولكنها مطلوبة.
  7. ارجاع البيانات الخاطئة الى القسم التي وردت منه.
  8. رفع تقرير بحال الاستهتار من باقي الاقسام في تدقيق البيانات قبل ارسالها.
  9. اختيار وتنظيم صيغة بحث محددة مثال اذا كانت لديك البيانات في ملف اكسل وجب عليه اختيار صيغة بحث محددة لاخراج بيانات محددة.
يجب عليك من فترة لأخرى تحديث النظام المحدد للبيانات المدخلة. فبحال كان نظامك قديم واذا كنت محتاج بعض التعديلات يجب عليك اخبار الادارة ثم القيام بالتعديلات التي تريدها. ( لا تقم بتعديل النظام بنفسك دون العودة للادارة ).
من الهام جدا أن تعمل عملية تخزين للملفات بشكل دوري اسبوعي او شهري من أجل الحفاظ على بياناتك. من الضياع ويفضل أن يكون الحفظ خارج الهارد الموصول بالكمبيوتر بحال أصاب الجهاز عطل ما او فايروس ما.
يجب عليك الالتزام بالنظام المحدد والطريقة المحددة في ادخال البينات. انت او الفريق الذي تعمل معه وعدم القيام بأي تعديلات مباشرة دون موافقة المشرف المسؤول.
المهم عليك ان تحافظ على سرية البيانات او المعلومات التي تقوم بإدخالها. وأن تكنون حذرا لابعد الحدود ( بحال قيام أحد زملاءك الغير معنيين بعملك بالاقتراب منك اغلق شاشة لابتوبك ).

11- ماهي المتطلبات التي تحتاجها لكي تصبح مدخل بيانات

الشركات تطلب منك.
أي شيء يثبت أنك موظف مدخل بيانات سواء شهادة معينة أو كورسات معينات أو خبرات وتجارب لأنهم سيقومون بعمل فحص في المقابلة. وسيكون على الكمبيوتر وسوف يأتي بمستندات لإدخال البيانات ويعطيك ملف معين ويرى كل المهارات التي لديك قبل أن يقوم بقبولك كموظف مدخل بيانات.
الكتابة بالسرعة المحددة التي يتطلبها مدخل البيانات 40 او 50 كلمة في الدقيقة.
يجب ان يكون عندك مهارات ممتازة في الادخال خاصة بالوورد والاكسل.
يجب ان يكون لديك المعرفة والخبرة في التعامل مع بعض الأجهزة التي نعمل عليها مثل الماسح الضوئي الطابعة او الفاكس او ماكينة طباعة الصور.
اذا كنت تعمل على طريقة محددة يجب عليك ان تملك الأساسيات الخاصة به.
يجب ان تكون اللغة الإنكليزية لديك ممتازة قراءة وكتابة وفهم.
يجب ان تكون لديك اطلاع على خدمة العملاء.
الدقة العالية في ادخال البيانات.
الشهادة الجامعية او ما يوازيها من الشهادات العليا.

12- الجزء الأول لشرح عمل مدخل بيانات ورابط المقالة

13- الجزء الأول لشرح عمل مدخل بيانات ورابط المقالة
google-playkhamsatmostaqltradent